ابزارهای آژانس مسافرتی

با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی ابزارهای آژانس های مسافرتی نیز دستخوش تغییرات بسیار زیادی شده اند. این تغییرات هم در بخش تبلیغات و بازاریابی آژانس های مسافرتی مشهود هستند و هم بخش ابزارهای اصلی و جانبی این آژانس ها.به عنوان مثال در گذشته برای بازاریابی و تبلیغات آژانس های مسافرتی رویکرد عمده استفاده از روزنامه، بیلبوردها، بنرها و تبلیغات کلان سطح شهری، آگهی های تلویزیونی و پخش تراکت بود. اما امروزه تبلیغات آژانس های مسافرتی از طریق ابزارهای نوین و مدرنی نظیر تبلیغات دیجیتال در فضای اینترنت، شبکه های اجتماعی شامل اینستاگرام و تلگرام و تبلیغات بنری وبسایت ها انجام می شود. هم چنین در گذشته ابزارهای اصلی و جانبی سرویس های ارائه دهنده خدمات گردشگری و آژانس های مسافرتی از تنوع و کارآمدی ابزار های مدرن امروزی برخوردار نبودند. امروزه سرویس هایی مانند فروش و ارائه خدمات در قالب وبسایت، حسابداری آژانس مسافرتی اینترنتی،طراحی های آژانس های مسافرتی، ایجاد باشگاه های مشتریان و… جز موارد بسیار مهم ابزارهای آژانس مسافرتی الکترونیک به حساب می آیند.

ظهور این ابزارها به بهبود کیفیت خدمات ارائه شده منجر می شود. مثلا یکی از ابزارهای آژانس مسافرتی الکترونیک که نسبتا رایج است، نرم افزارهای گردشگری هستند. این نرم افزارها به مدیران آژانس ها اطلاعات مفیدی درباره مسافران وگردشگران ارائه می دهند؛ این اطلاعات کمک می کنند تا مدیران و مسئولان ارشد سرویس های گردشگری با استفاده از گزارش های جمع آوری شده و آنالیز و تحلیل آن ها، به خوبی رفتار و سلیقه مشتریان خود را تشخیص دهند و بهترین و با کیفیت ترین خدمات ممکن را ارائه دهند.

یکی دیگر از ابزارهای نوین آژانس مسافرتی الکترونیک، سیستم حسابداری الکترونیک است؛ با استفاده از این سیستم می توان اطلاعات بسیار ارزشمندی درباره رفتارهای اقتصادی مشتریان به دست آورد. اطلاعاتی مانند این که مشتریان در چه بازه های زمانی بیشتر مایل به دریافت خدمات هستند، میانگین هزینه ای که مشتریان حاضرند بپردازند چه میزان است، مشتریان بیشتر مایل به دریافت چه نوع خدماتی هستند و… با استفاده از این اطلاعات می توان خدمات ارائه شده را دسته بندی کرد و آن ها را به گونه ای تنظیم نمود که با توان مالی و قدرت اقتصادی بیشتر مشتریان هماهنگی و تطابق داشته باشند. هم چنین امروزه برقراری ارتباط و سفارش دادن به آژانس های مسافرتی به جای آن که تلفنی یا حضوری انجام شود، به صورت دیجیتالی انجام می پذیرد. این یکی از مقدماتی ترین و اولیه ترین ابزارهای آژانس مسافرتی الکترونیک به شمار می آید. بدیهی است که هرچه قدر خدمات ارائه شده از سوی آژانس های مسافرتی الکترونیک کار را برای مشتریان و هم چنین، ارائه دهندگان خدمات گردشگری آسان کند و طیف بیشتری را در برگیر، آن آژانس مسافرتی محبوبیت بیشتری خواهد داشت.

آژانس های مسافرتی واسطه ای هستند بین مشتریان و مسافران، و خدماتی که برای مسافران ارائه می شود؛ مانند هتل ها و خطوط حمل و نقل مختلف. آژانس های مسافرتی با خدمات خود هم سفر را برای مسافران و گردشگران آسان می کنند و هم ارائه دهندگان عمده خدمات گردشگری را در ارائه خدمات بهتر یاری می کنند.

اشکال مختلف حمل و نقل برای مسافرت های داخلی و خارجی تنظیم برنامه و تور، برنامه ریزی سفرهای فردی و تورهای مسافرتی هماهنگی و رزرو اقامتگاه های تفریحی، هتل ها، مهمان پذیرها و… راهنمایی و برقراری امکان حمل و نقل در محل گردشگری برای مسافران

در جواب به این سوال که درآمد آژانس مسافرتی چقدر است، شفاف‌ترین پاسخ این است که مبلغ مشخصی برای درآمد آژانس مسافرتی وجود ندارد و با وجود چالش‌ها و مشکلات صنعت گردشگری ایران در چند سال اخیر، درآمد بسیاری از آژانس‌های مسافرتی به‌ طرز چشمگیری کاهش یافته است. اما این همه ماجرا نیست. واقعیت این است که هر یک از آژانس‌های مسافرتی متناسب با نوع خدمات و پکیج‌هایی که به مسافران ارائه می‌دهند، می‌توانند کسب درآمد کنند. این خدمات و پکیج‌ها بسته به نوع آژانس مسافرتی، اعم از آژانس هواپیمایی (بند الف)، آژانس خدمات جهانگردی (بند ب) و دفاتر سفرهای زیارتی (بند پ)، متفاوت خواهد بود و میزان درآمد متفاوتی را نصیب صاحبان آژانس و کارکنان آن می‌کند.یکی از راه‌های پیش‌بینی و درک بهتر درآمد آژانس مسافرتی، تقسیم‌بندی آژانس‌ها به گروه‌های مختلف و بررسی میزان درآمد‌ آن‌ها بر اساس وظایفی است که انجام می‌دهند.

وظایف آژانس مسافرتی متناسب با نوع مجوزی است که دریافت می‌کند. آژانس‌های بند الف یا همان آژانس‌ های هواپیمایی در زمینه صدور و فروش بلیط پرواز‌های داخلی و خارجی، آژانس‌ها بند ب یا آژانس‌ های خدمات جهانگردی در زمینه برگزاری تور، رزرو هتل، اخذ ویزا و انواع خدمات مسافربری و آژانس‌های بند پ یا آژانس‌ های سفرهای زیارتی به‌طور خاص در زمینه برگزاری تور‌های زیارتی فعالیت می‌کنند. هر یک از این آژانس‌ها با اخذ دو یا هر سه مجوز آژانس مسافرتی می‌توانند حوزه کاری خود را گسترش دهند

میزان سود و درآمد آژانس مسافرتی یا مدت‌زمان لازم برای رسیدن به‌سوددهی یکی از سوالات متداولی است که متقاضیان تاسیس آژانس مسافرتی از فعالان و کارشناسان این حوزه می‌‌پرسند.حقیقت آن است که مدت‌زمان لازم برای رسیدن به‌ سوددهی در بازار سفر و گردشگری، کاملاً به بیزینس مدل و برنامه بازاریابی یک آژانس مسافرتی بستگی دارد. بدیهی است که در ابتدای کار، مدیران یا صاحبان آژانس‌ مسافرتی ناگزیر به استفاده از سرمایه شخصی برای ورود به بازار و بازاریابی در آن هستند؛ اما اینکه دقیقاً چه زمانی موفق به سوددهی می‌شوند، به توانایی و برنامه‌ریزی آن‌ها و البته شرایط بازار بستگی دارد. اما به‌طور کلی می‌توان گفت، آژانس‌های برگزار‌کننده تور‌های خاص و تور‌های ورودی از سوددهی بیشتری در بازار سفر برخوردارند و آژانس‌های مجری یا فروشنده تور‌های انبوه به‌دلیل رقابت بالای بازار، از حاشیه سود کمی بهره می‌برند. به گفته فعالان این حوزه، درصد سود آژانس‌ های مسافرتی نسبت به میزان درآمد آن‌ها به شرح زیر است: آژانس‌های برگزار‌کننده تور‌های انبوه: حدود ۵ درصد از درآمد آژانس‌‌های برگزار‌کننده تور‌های خاص: حدود ۱۰ تا ۱۵ درصد از درآمد آژانس‌های برگزار‌کننده تور‌های ورودی: حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد از درآمد

دفاتر آژانس هواپیمایی و آژانس‌ های مسافرتی از چند بخش عمده تشکیل می‌شوند؛ از اتاق مدیر و جلسات گرفته تا بخش‌های حسابداری و خدماتی که هر کدام به تجهیزات خاص خود نیاز دارند. یکی از بخش‌های مهم در این دفاتر، کانترهای فروش هستند که برای فروش خدمات و ارتباط مستقیم میان مشتریان با کارکنان آژانس مسافرتی طراحی می‌شود. این کانترهای فروش، علاوه بر تجهیزات کامپیوتری و لوازم ضروری چیدمان مانند میز، صندلی و تلفن، باید دارای طراحی جذاب باشند. استفاده از رنگ‌های شاد یا المان‌هایی که خاطرات خوش سفر را به یاد می‌آوردند، مزیتی مهم در طراحی و تجهیزات آژانس هواپیمایی و مسافرتی هستند که باعث ارتباط بهتر مشتریان با کارکنان می‌شوند و آن‌ها را برای خرید از آژانس مسافرتی تشویق می‌کند.اما شاید یکی از مهم‌ترین تجهیزات مورد نیاز آژانس هواپیمایی و مسافرتی، سیستم‌های به‌روز کامپیوتری باشد که دسترسی قوی به اینترنت دارند؛ چرا که هم ارائه خدمات آنلاین اهمیت دارد و هم نرخ گرفتن از شرکت‌های هواپیمایی و تهیه پکیج‌های تور، بدون دسترسی به شبکه آنلاین امکان‌پذیر نیست.